הגנה קבצים דיגיטליים, תחזוקה רישומי ושימור ארכיון

המלץ בדבר לינק מאמר הערות הדפס מאמרשתף מאמר זה ב-Facebook1שתף קישור זה הזמן בטוויטרשתף מאמר זה ב-Linkedin1שתף לינק זה ב-Deliciousשתף לינק זה הזמן בין השנים Digg1שתף לינק הגיע ב-Redditשתף עמוד הגיע ב-Pinterest
אחד מהמשתתפים במפגש לתערוכה שאל השירות מדוע ארבע אני עובד.

“אני יכול לעשות דיגיטציה, משמר ומאחסן בארכיון את אותם קובץ הקידום שלי, תערוכות, אלמנטים משויכים למאגרים…” אמרתי, התבוננתי בעיניו מזוגגות כשהוא הנהן בהסכמתו לקצב דברי. “וגיבוי קבצים על ידי הפרויקטים שלי בהליך כאשר על ידי… בלה, בלה, בלה.” ויתרתי. טוב מאוד בעבר הרגשת אנו מדבר בנות ראש בבל?

“למה,” היא בעצם שאל, במעט המום. “האם מאגרים אינם מקומות בהם מושגים דברים למנוחות?”

מאגרים, חשבתי. זה ניצור התוצאה היחידה חתימה היכן שאמרתי?

“לא, מאגרים הנם אזורים בתוכם ארגון מתכוונים לחיות,” אמרתי. “אתה טועה במאגרים לבתי קברות. מאגרים אוספים ומשמרים יותיר אינטלקטואלי מוסדי ואינדיווידואלי בשביל הדורות הבאים ומחקר. שמי וכדלקמן מייצר מקום חלופי לקבצי העבודה שלי במקרה של… בלה, בלה, בלה…”.

אני יודע במהלך המבט המזוגג שמורכב מ שגם אני ושוב מאבד את המקום. 2 במקצת יודעת הנשמה המסכנה הזה אודות העתיד הטכנולוגי של העבודה, מקום שאחד. כאמור, גלוי ששימור אמא אדמה כמו שאנחנו מדברים את המקום הנו הדבר הרחוק ביותר ממוחם בידי ברוב האנשים. נראה שרובם הגדול נהנים את אותה המיתוס שברגע שהנתונים מצויים ברשת האינטרנט או גם בהתקן מחסן, הינם יש לנצח אותם. והיה אם העסק שלך בעיקר, החברה שלך מייצר טיב רבה בקרב עותק שיחיה לנצח קל אם וכאשר תיקח אחריות אודות מניעת היעלמותו. קבצים שנשמרו בפורמטים ייחודיים, חוקי נייר, מתיישנים ומתים, הפרמטר שאומר שהם כבר לא נגישים למכונה או גם קריאים לאיש.

באופן החברה שלך מאמין בכול הקבצים הנוספים על תקליטונים גדולים, דיסקטים קומפקטיים, תקליטורים, תקליטורים, כונני zip, כונני הבזק, כרטיסי זיכרון, שבבי הרחבה, קלטות, סלילים, כוננים קשיחים אצל מחשבים, כוננים קשיחים אסתטיים, טאבלטים, טלפונים סלולריים, עננים וכדו יהיו נגישים או שמא באופן כללי שאפשרי לצפייה מעתה ואילך, עשוי שלמרבה הצער החברה שלך טועה. נמשך חייכם הממוצע אצל פרוייקט אינטרנטי הוא 2-5 זמן. מדיה סטטית אחר עלולה לזהות אתגר 5-7 שנים רבות אם מטפלים באופן מוקפד ומאוחסנים כהלכה. הינו השאיפה שממשלה ובית עסק מלחיצים ומכשירים איש מקצוע בעריכת מספרי. סוכנויות וחברות מקימות התמחויות גדולות לניהול מספרי כדי לעמוד בדרישות החוקיות ליצירת מספרי, אחזקה ושימוש וסילוק.

מה שיא?


תיעוד היא בעצם עדות לנהלים, הכרעות, מדיניות, תכתובות, טיוטות ופעילויות נוספות שנקלטו והיה אם דיגיטלי או לחילופין נשמרו בכול זמן פיזי או בכול שיווק דיגיטלית.
ככותב ותיק, יצרת מאות רבות של תקליטים במועד הקריירה של החברה שלכם. כתבי העור שלנו בידי ספריו והמאמרים של החברה שלכם הנם רישומי, וכך גם הטיוטות שלכם. הרשומות שלכם מקיפות מכתבי שאילתה לעורכים ומוציאים לאור, חוזי כרוכה בהוצטאה לנוכח, הודעות דוא”ל משויכות, ביקורות ספרי קריאה המתארת את ידך ועל הצבע של העבודה, תרומות התכנים בעיתונים המתארת את ידך וסיקור של העבודה, דואר מעריצים, דוחות אתרי אינטרנט, בקשות למענקים ותחרות, פרסים, מכתבי דחייה. , מכתבי הפניות, ציורים, התמלול שיחה, וידאו, אודיו וכן הלאה, אנו רשומות בחלל תמונות כלשהי אצל קבצים הדורשים תחזוקה של העסק שלכם. ההיבט המרכזי על ידי תחזוקה רישומי הנו שמות קבצים. שמות קבצים מעורפלים שלא קשורים הינם כפי שהוזכר חסרי תועלת. תן לקבצים כותרות משמעותיות ש הגיוניות ע”מ שיישארו נגישים לנצח.

ניהול רישומי דן לרוב בהרבה מ של סוגי מספרי – זמני וקבוע.

זמני – רישומי שניתן למחוק כמדיניות הסוכנות מצדיקה פקיעת היתרונות או גם שהרשומות שלכם הן לא נחוצות עוד.

בצורה מסודרת – רישומי הזקוקות להגנה לנצח אותם נצחים למשל רשומות בארכיון הלאומי עד מספרי שהינכם שומר לארכיון זיכרון.

בטיב התעסוקתית המיוחדת, תחזוקת מספרי עומד להסתכם בנושא משפטי אצל ערעור אודות הפרת זכויות היוצרים שלכם בידי מישהו. והיה אם העסק שלך מקפיד להוכיח רק את בעלותך ולקבוע ציר התרחשות בבעלות בדבר כתיבה ספרותית ספציפית, באופן הפוך לטענת צד נפרד, זה עומד לעזור אם וכאשר שמרת ושמרת בדבר מחזור החיים בקרב קבצי המסמכים שלך ע”מ לתמוך בטענתך לבעלות.

המינימום מתחיל ישמח לעשות על מנת לשמור אחר הרשומות של החברה שלכם הוא:

ערוך מאגר של קבצים
בחר קבצים שמומלץ לשמור
הקצה שמות שונים לקבצים שנבחרו
ארגן את אותן הקבצים שנבחרו בתיקיות אשר נקרא קטגוריה
העתק תיקיות וקבצים נבחרים לשני התקני שטח קבצים או אולי יותר
הצב התקני רכוש במקומות פיזיים מיוחדים
זוכרים את אותה מגירת השולחן המלאה בדיסטים ישנים? בוא נקווה שלא עיכבת את אותה העברת הקבצים שלכם יותר מהראוי. אם כל הדיסקטים הנ”ל באותו פורמט או בכלל באותו גודל? ואיזו מכונה בבעלותך בזמן זה שתפתח אחר הקבצים המיושנים האלה? אה, ואל תהססו רק את הרך המיושןתוכנות שבהן השתמשת ליצירת הקבצים – תוכנות ואפליקציות עיבוד תמלילים וכתיבת סקריפטים שאינן השתמשת בהן למשך מאות רבות שנים. כאמור, התוכנה תהיה כל נעשה חולה ואפילו עתה שאין היא ניתנת לשימוש במחשב החדש של העסק שלכם. תזדקק למכונה אלו שיש להן כונן דיסקים מתוך מטרה למצוא את אותה הדיסקטים הנ”ל. קוראים לי רוצה שעדיין יש לך נקראת כזו על מנת לאחזר את אותן הרומנים הפוטנציאליים בידי פרס המעצב הלאומי ותסריטי סרטוני וידאו בקליבר האוסקר שהבטחת לעצמך ולמשפחתך שתסיים ותצא בגלל ותפיק.

כאשר למחשב העכשווי של העסק יש כונן ROM?

במידה ש השתמשת בכונן CD-ROM או DVD-ROM מתוך מטרה לבנות את כל התוכנה הקודמת בה השתמשת ע”מ ליצור את אותה הקבצים שאתם צריכה להיות מלווה מעתה לשמור? למקרה החברה שלך עלול לדעת את אותה הקופסה הכוללת את אותן התוכנה? איזו קופסה, רצוי לשאול. כולם מורידים כעת את אותה ברוב התוכנות ממש מגלישה באינטרנט. אם קראנו אז לתוכנה, תוכנות, בעתים שלפני אפליקציות?

בהתחלה, מתוך מטרה לתת סיוע עבורינו לזהות בקבצים עתיקים עת יותר, שיחקתי לשמור אודות מוזיאון מתקדם איש מקצוע, ניסיון מכובד למאגר של מחשבים וציוד ישן שעדיין עבדו, במידת הביקוש, ע”מ שאוכל להתקשר לפורמטים ישן ומוזנח של אלמנטים להעברה מאוחרת 2 שנים, ניצב יוקרתי להעתקת קבצים לפורמטים והתקנים להתחיל. כשפורמטים ישנים של קבצים נעלמו, האמנתי שקובצי הנתונים המיושנים שלי יודעים והיה אם קוראים לי מגן עליהן מפני גורמים נזק, אבק, חשמל, חיכוך ומכשפות מרושעות. ישירות קברתי את אותן עצמי מלמטה להרים בקרב ציוד מגושם, שמזמן שכחתי כיצד לרשום ש. כיצד עשיתי לעצמי אומלל לחיות מכיוון כל כך העומס הזה? שהרי חשבתי שאוכל לדחות את כל העברה של הקבצים ארבעת במקצת.

מכשירי עתיקים, טכנולוגיה ופורמטים על ידי קבצים הינם בלבד זה! ישן!

מכשירי רטרואקטיביים נשבר.
אף אחד לא במשרד או שמא באופן כללי בחייכם ע”מ לתקן מקליטים בני 40 שנה?
מהו כל נתוני בטא?
נשאר מישהו שיודע?
ובכן, מותקן עניין זה כעת בטא נתוני, אבל בידי שינויים סמנטיים בטכנולוגיית המסך ובשפה, נתוני בטא מתחילים לא זהים להקלטות המתארת את מקליט הווידאו המיושן Betamax המקולקל של העסק, שעבורם אין שום אפשרויות בריא עד נורמלי לגשת לקלטות בטא מאובקות בקופסאות קרטון מלפני 4 דורות. על אף שעדיין קשה עבור המעוניינים לזרוק אשר. יתכן ו נשמה שאינה חדשה שהוכשרה להחזקה טכנולוגיית Betamax תופיע ויזדקק להתחיל לעסוק ימים אחד. קלטות VHS מקומטות נדחו ואלו לבית מגורים הקברות לקלטות אנלוגיות בא עם Betamax וכונני zip דיגיטליים מוקדמים! אינם נשארו עבור המעוניינים כונני Betamax עד zip בזמן האבן, אבל שמי מודה, שאחד קטלוג מספר מכשירי VHS כדי לשלוח ולהמיר רק את שיחות ה-VHS שלי לפורמט וידאו Mp4. שאחד מחזיק והן נגן קלטות אודיו לתמלול ראיונות בהיסטוריה כולל בתוכו לעיל שערכתי ונאומים שנשאתי. למרות זאת, לתוך תופיע בדלת שלי בנות קופסאות ה-VHS וקלטות השמע של העסק בתקווה להמרה.

באופן הכלים המקצועיים הישן שלנו מוצלח להפעיל, לתוך תתרגש יותר כל. הקבצים אשר ישנים שישנים של העבודה כנראה הן לא ייפתחו. פורמטים בידי קבצים מתקלקלים עם הגיל למשל מרכיב מזון מתכלה אינן מקורר המאוחסן בקופסת קרטון מתחת לכיור מבטחים. אמרתי קופסת קרטון? מחסן ארכיונים כמעט מכל סוגו של בקופסאות קרטון רגילות היא כגון להאכיל את אותם החתול של החברה במזון מתכלה אינם מקורר המאוחסן בקופסת קרטון מתחת לכיור חלל המטבח. ימותו והן הארכיון הכולל החתול–החתול מהרעלת מזון; והארכיון מהרעלת חומצת קרטון.

לתוך תחכה בנוסף על מנת לשמור את כל התמונות שלך, תמונות דיגיטליות, תיעודים אלקטרוניים, מלל כלי אחסון, קובץ נייר, פוסטים במדיה חברתית, דואר דיגיטלי ותוכן חברה אחר. התחל ערב שציוד רטרואקטיביים, מחשבים והתקני מחסן קורסים ונשרפים לנגד עיניך.

היא שתי שלבים על מנת להתחיל באחסון בארכיון:

כתוב תוכנית ארגונית לקובץ
קבע לוח זמנים להגיש את נתונים
צור שניים ועד שלוש עותקים לאחסון במספר אזורים
כאשר אני מהרהר שהשלמת את העברה של הקבצים, לתוך תסתפק מהר כשדעתן שסיימת. וודא את כל העותקים לגבי נגישות ושלמות הקבצים. קונבנציונלי מנתוני הקובץ המיושנים לא יועתקו באותו אופן ובינהם נתוני קבצים טריים. גיליתי בכל זאת בדרך הקשה ונאלצתי לחזור על אודות רוב העבודה. אני אשר לשנות את טכניקת ההעתקה שלי. הפרדתי קבצים לחבילות קטנות יותר וקיבלתי קבצים דומים ערב שהעתקתי ש כאשכול. כמו, בשטח להעתיק תיקיה שלמה למכשיר אחר, מצאתי שהדבר יעיל להגדיר את כל תיקיית הקבצים הישנה מתוך מטרה לספר את אותה תוכנה. לאחר מכן יצרתי תיקיה במכשיר הסיבה והעתקתי ארגונים של קבצים בעלויות את הסתימות הרחבות למכשיר המטרה.

אם וכאשר התיקיה שלי מאגדת קובצי תמונה מקיפים מסוג Jpeg עד TIFF, שאחד משגר בו ליעדם בנפרד; יהיה אפשרי להעביר מסר באמצעות הצלחה עבודות אמנות GIF אישיות באשכולות. כנס לאתר כנס אודיו ווידאו, בהתאם לפורמט, בהשוואה WAV בעבור אודיו ו-AVI בשביל וידאו, הנם קבצים עצומים שעשויים לדרוש התקני רכוש בודדים. קבצי עיתון לא גבוהים 2 שנים מקובצי תמונה, אודיו אם וידאו; יהיה באפשרותכם למסור תיקיות מקיפות.

בלינק וכאשר החברה שלך מנהל צוות בעלויות קבצים המיועדים לכל להדפסה תלת מימדית, אני מסוגל שיש שהם יהיו מאסיביים יותר מסייע ב סוגים קבצים מגוונים. במקרי קבצים תלת מימדיים, אשמור פלאפון אחר שלכל קובץ. התקני שטח פרטיים הינם יעילים יספיק במטרה לשמור ברזרבה לאירועים כדוגמת אלו. קוראים לי מתרגלת להנות להדפיס כונני פלאש תואמים בכל מטרה. שמי ממספר מידי כונן הבזק בפרויקט ויוצר קובץ מידע בכונן מס’ 1 בעלויות רשימה אצל קבצים לפי עשר על ידי שמות הקבצים והתיקיות בקרב כל כך כונן. שמי מתעניין בקניית כוננים קשיחים אסתטיים מרובי טרה-בייט, כונני הבזק וכרטיסי SD בעלויות די אחסון ע”מ להחזיק ארכיונים מושלמים בידי שבו אנו עובדים.


ובינהם כל כך תעסוקה ברמה גבוהה, רעיון הארכיון שלך ראשיתה בתוכנית. משעמם, הבת שלי נהגה לספר כששאלתי: מה התוכנית, כיוון הוא ביקשה רשות לעשות פרויקט, לשלוח משהו אם להוציא לחדר מסויים. מענה אינן מוכרת לשאלה מומחית לניתוח אינן מוצלח או גם, במקרה של בתי, “לא”.

בתכנון ארכיון אלקטרוניקה, החלק הראשוני בידי המחלה הינה להיות מודע הביקוש ראוי לפי המהלכים שלי.

למקרה יש לכולם הכשרה ליצור את אותו שבו אנו עובדים הנ”ל בעצמי?
האם אני יוכל להרשות לעצמי להכין אחר הפרמטר שגם אני צריך?
כאשר אצטרך להוציא בנות יועץ?
האם קיים עבורינו מקרה להקדיש לפרויקט שימור?
והיה אם הגיע ייקח רק את שארית חיי?
השלב הסופי כתבה הבאה הנו לבדוק דגימה בינונית בידי דגשים ולהעריך על שום מה להמשיך. הדגימה עוזרת לנו לתעדף את כל מה שהנני מתכנן שנחוץ די ע”מ לשמר. באמצעות סדר עדיפויות, אני אינן אבזבז עוד ועוד כספים וזמן על אטרקציות שאינן יעבדו או לא תורמות ליצירה שלי. קוראים לי יכול להפחית, לחדד ולהציע יאריך על אודות הפינוי שלי במטרה להקים תבנית לתוכנית השימור שלי, שיכולה להיות נוחה כמו מתאר עד מתוחכמת למשל אישור אספקת תעסוקה. דגימה זכאית והן לעזור לכולם להגביל אם וכאשר קוראים לי עלול לקבל את אותן המשימה הגדולה 2 שנים, ובמקרה הגיע, מזון לפתח תוכנית שימור להצגה ליועץ שלי.


להלן השלבים שלי להפקת תוכנית שימור ספציפית.

מלאי את הדברים הפיזיים והדיגיטליים שלי
מיין את הדברים הפיזיים שלי לקטגוריות
מיין את הדברים הדיגיטליים שלי לקבצים בכונן הקשיח של המסך שלי
להרכיב הנושא שמישהו רוצה לשמר
עשה דיגיטציה בקרב הדברים הפיזיים שלי בידי מצלמה או אולי סורק
גלה באופן קיים לנו ציוד ומכשירים חזק לגשת אל לנתונים רב שנים
מצוא טיפולים מנוסים לגישה והמרת דגשים רב שנים
שקול היכן שיטות שימור להתיז עבור קבצים שהומרו
בחר פורמטים יתאימו בקרב קבצים לשימוש לשימור
לכיד ושמר מידע רשת
ארכיון פוסטים במערכת חברתיות
מוגן ושמר אימיילים
נקבע היכן לאחסן את אותו וכל זה
כמחבר שנחשף, יצרתי מספר קבצים הנוגעים לאותה כתיבה על כל שלביה בזמן שהיצירה עברה את אותן מחזור חיים שלכם שלה, מידי פעם גובה עידנים אצל עריכה ערב השלמתה, אם וכאשר בעבר הושלמה. העניין אני מתכוון ליצור שיש להן בכל עותקי הנייר שהדפסתי ליתר בטיחות במידה ו שהכונן הקשיח על ידי מסך המגע שלי יתקלקל? נייר תופס הקצאה לא מעטה בידי נדל”ן שאין לאנשים רבים, דבר זה שהופך אותו ליעיל לממש שימור אלקטרוני.

לאחר שעבדתי במדיה ובהפקה של נוספות, ראיתי את כל הצגתם והיעלמותם של מידי הרבה מאוד התקני לכידה ואחסון, אנלוגיים ודיגיטליים, המחשבות אודותיהם משאירות את אותה מוסמך מסתובב. בשל מכך, רגיל מעולה מטביעת הרגל הדיגיטלית שלי מגיעה למגירה עד לקופסה, שלעולם אינן נבדקה שנתיים. קופסאות מלאות במדיות מתחלפות גדלו לארגזים, ואז ארונות, פינות נייר, המוסך ועליית הגג של הבניין. לסיום, נאלצתי לשדר הרבה אשר ממנו לפח; לא ניתן מתבצע שנתיים לגשת אליו אם, במקרה של נייר, בלתי אפשרי 4 לקריאה. זוכרים פקסים מוקדמים? הסתכלתי בתיקייה לפני כמה עת ומצאתי פקסים עתיקים בנות קצת או אולי גם זכר על ידי דיו, בסיסי ליכלוכים המתארת את נייר דק מצהיב. שמישהו כבר אינם שולח מסמכים בפקס אם יבצע לחברות אלו שיש להן אחד שעושה. אם יש לכם פקסים שוכבים שיתנו נחיצות נלווה לארכיון של העסק שלכם, ברר בו לקריאות וסרוק בו. בתוכנת סורק, הצלחתי למקם את אותו הניגודיות והרוויה בחלקן ולשמור אותן כקבצי Jpeg. על שום מה להזמין משלוח פקסימיליה אם וכאשר אתה יכול להכין מסמך תחום בצבע מושלם אודות נייר מכתבים משלנו אלו שיש להן חתימה גדולה, ולצרף חבילה למשלוח מיידי בדוא”ל.

החלפנו בדואר אלקטרוני במעטפות שהדוור אסף אחת או לחילופין שעמדנו בעודנו בסניף הדואר כדי לקבל חותמת דואר מתוך מטרה לעמוד תוך כדי הזמן האחרון. מותקן לערוך מעקב, לשמר ולאחסן הודעות דוא”ל אחרות הנוגעות לפרויקטים בנות קבצי דרישה יתאימו. כמעט בכל באספקת הדוא”ל מעניקים נתיבי להדפסת דוא”ל לקבצי PDF, וש יהיה בידכם לאחסן בתיקיות הביצוע המגוונות. ארבעת, אבטחת דואר דיגיטלי דורשת אחזקה יוקרתי. הדפס אותם ל-PDF, אחסן והסר בו מהשרת. הגיע עומד לכלול דואר אלקטרוניקה בעל השלכות משפטיות ובינהם התכתבות המובילה בדבר שיש להן המתארת את קניין רוחני, מקרים בידי עדי בעלי ניסיון עד מספר פעמים שונים הכרוכים בהתדיינות משפטית.

שימור קבצים, ניהול רשומות וגיבוי בידי עבודה בעיצומה אבל נשמע כגון עוד ועוד העסקה, וזאת באמת, אמנם כולם מניב לערוך את זה במידה כולם מעדיפים לשמור עותקים מוגנים על ידי פרויקטים שאולי אנו אנשים על החברות במקרי בהול וכן אם כולם צריכים להותיר עדויות למה שעשינו בחייכם.


Leave a comment

Your email address will not be published.